Software Asset Management или SAM — это управление программными активами. SAM-инструмент поможет оптимизировать расходы на ПО и лицензии, сократить трудозатраты, успешно пройти аудит и снизить количество проверок в будущем.
SAM-инструмент — сложный для понимания и внедрения, поэтому даже самые опытные IT-специалисты сталкиваются с трудностями при работе с ним. В этой статье мы расскажем о 5 основных ошибках, которые компании допускают при внедрении SAM-инструмента.
1. Размытые цели и сроки проекта
Перед стартом проекта необходимо чётко определить, какой конечный результат вы хотите получить. Лучше разбить проект на несколько этапов, чем затянуть его выполнение. Иначе вы получите проект ради проекта.
При выборе инструмента отталкивайтесь от целей и потребностей компании.
Обязательно составьте среднесрочную и долгосрочную дорожные карты. Инструмент должен четко отвечать вашим ближайшим планам и легко масштабироваться под будущие потребности. Сверяйте краткосрочные результаты со стратегией/планом работ. Только так вы будете уверены, что двигаетесь в правильном направлении и достигаете поставленных целей. Цели могут меняться в процессе работы над проектом. Корректируйте действия в соответствии с обновлениями целей.
В любом проекте по внедрению SAM-инструмента вы столкнетесь с серыми зонами. Оценивайте, какие зоны критично проработать сейчас, а какие можно перенести на следующие этапы. Не пытайтесь охватить все сразу. Выберите пилотную группу устройств или вендоров. После успешного внедрения первой части начните масштабировать.
На любом этапе проекта, — от разработки ТЗ до его реализации, — могут появиться новые стейкхолдеры со своими целями и задачами. С ними необходимо поступать аналогично проработке серых зон. Не пытайтесь расширять изначальное ТЗ, иначе вы получите бесконечный проект.
2. У проектной команды недостаточно полномочий
В процессе автоматизации SAM задействована не только служба IT, но и другие подразделения компании. Для успешной реализации проекта нужно создать необходимые условия. Вовлечь в процесс смежные подразделения и своевременно получать от них требуемую информацию о:
- Закупленных лицензиях
- Действующих договорах, услугах и сервисах
- Взаиморасчетах с поставщиками
- Сопутствующей документации
Нужно плавно и бесшовно встроить систему SAM в текущую инфраструктуру и бизнес-процессы.
До запуска проекта не забудьте проконсультироваться со службой IT-безопасности, чтобы избежать сюрпризов в процессе внедрения.
3. Недооценён объём работ по инвентаризации лицензий
Невозможно оценить наверняка трудозатраты, которых требует сбор полной и достоверной информации об имеющихся программных продуктах.
Всегда найдутся закрытые контуры инфраструктуры или сегменты, инвентаризацию которых нельзя произвести автоматически. Или лицензии, права на которые невозможно подтвердить. Даже если вы уверены, что когда-то покупали их.
Не забывайте об облачных лицензиях, а также услугах и сервисах, которые используете на правах аренды.
От качества и полноты предоставленной исходной информации напрямую зависит качество и достоверность отчетов о лицензионной позиции компании. Определите, за какой период вы хотите составить хронологию закупок.
Помните, что контракты могут содержать уникальные условия и положения. Поэтому изучите все документы, которые связаны с программными продуктами.
4. Стремление сразу выстроить отношения со всеми вендорами
От автоматизированных инструментов SAM не следует ждать чуда. Чтобы автоматизировать процесс, необходимо переработать массу информации:
- Права использования ПО
- Лицензионные соглашения и метрики
- Договоры с вендором
- Хронология закупок или исторические данные о закупках
- Установленные программные продукты
- ИТ-инфраструктура — устройство серверов, виртуализация, связь устройств, пользователей и серверов
Необходимо провести инвентаризацию программных продуктов и синхронизировать SAM-инструмент с другими системами компании.
После внедрения инструмента требуется поддерживать актуальность информации:
- Вносить в систему данные о новых лицензиях
- Работать с рекомендациями инструмента
Через 10 минут после сбора информация устаревает. Определите частоту обновления данных, которая подходит для решения ваших задач.
SAM-инструмент автоматически получает данные из внутренних систем, но специалисты могут вручную добавить информацию в программу. Вы значительно снижаете трудозатраты на обработку данных и используете SAM-инструмент как центральное хранилище. В любой момент вы можете получить реальную картину лицензирования в компании. Но помните, что в SAM-инструмент нужно загружать только точные и проверенные данные.
5. Фокус только на дефиците лицензий
Компании либо ищут лицензии, которых не хватает, либо заранее покупают больше, чем нужно. Первая стратегия — неэффективная и опасная, вторая — неэффективная и очень дорогая.
SAM-инструмент помогает вам оптимизировать расходы на ИТ-инфраструктуру. Для этого необходимо знать всё о текущей картине лицензирования:
- Какие программные продукты установлены
- Какие лицензии у вас есть
- Каких лицензий вам не хватает
- Как закрыть недостаток лицензий — можно перераспределить текущие или нужно докупить новые?
Управление программными продуктами — хрупкий баланс между использованием ПО и применением данных о правах. Чтобы принимать обоснованные решения, важно знать все о лицензиях, которые уже куплены. И о лицензиях, которые необходимо докупить.
Каждая компания проходит свой путь готовности к внедрению и автоматизации инструментов Software Asset Management. Чтобы сократить время на подготовку, привлеките экспертов SAM.
Если нужна помощь в продвижении собственного проекта, наши специалисты оценят для вас текущую ситуацию в компании и разработают план реализации с достижимыми результатами и реальными сроками.
Прочтите про ТОП-5 способов оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру или узнайте больше о SAM.
