Что такое Software Asset Management или SAM
Software Asset Management или SAM — это управление программными активами компании. В понятие программные активы входят ПО и лицензии, которые компания закупает и устанавливает на корпоративных устройствах.
Зачем управлять программными активами
Современная IT-инфраструктура компании — сложное и запутанное пространство. Программы устанавливаются внутри корпоративной сети, к которой подключены сотни или тысячи устройств. Программы могут устанавливаться на каждое устройство отдельно или на сервер, к которому затем подключают устройства. Когда распределение устройств организовано не физически, а виртуально, появляется виртуализация. Это дополнительно усложняет подсчёт купленных программ и лицензий на них.
С приходом облачной инфраструктуры и распространением формата работы онлайн отследить программные продукты и наличие лицензий на них стало ещё сложнее. Сегодня любой сотрудник может несанкционированно скачать и запустить программу. И не знать, что пробный период использования — приманка вендора, чтобы заставить компанию купить лицензию. В лучшем случае, компании придётся купить полную версию программы и лицензию. В худшем — во время аудита вендор обнаружит неправомерное использование ПО и применит санкции.
Сегодня за использование нелицензионного ПО компаниям грозят:
- Штраф с конфискацией нелицензионного ПО и оборудования, на котором оно установлено
- Уголовная ответственность, если стоимость нелицензионного ПО превышает определённую сумму, а также если есть предварительный сговор или организованная группа
- Гражданско-правовая ответственность, — иск со стороны вендора, — для компании: Компенсация истцу — двукратная стоимость всего незаконно используемого ПО
Другая проблема компаний, которые не управляют программными активами, — бесконечные переплаты за ПО и лицензии. С одной стороны, организации не боятся проверки вендора. С другой, — платят до 500 тысяч евро в месяц сверх того, что им реально нужно.
Чтобы вычислить реальный спрос компании на ПО и лицензии, нужно:
- Посчитать количество купленных программных продуктов и лицензий
- Составить хронологию закупок программных продуктов и лицензий
- Вычислить время и частоту использования каждого программного продукта
- Изучить лицензионные соглашения и договоры с вендорами
- Нормализовать полученные данные и отобразить их в понятном виде
Компании не хотят тратить время и деньги на вычисление реального спроса. А в итоге тратят больше времени и денег на подсчёты с помощью Excel и закупки программ и лицензий, которыми никто не пользуется.
Управление программными активами или SAM даёт компании ощутимые выгоды:
- 11% рост прибыли компании (Business Software Alliance)
- 30% сокращение расходов на лицензии
- 33% экономия времени сотрудников за счёт автоматизации
- 70% сокращение затрат на облачные решения (Gartner)
- Постоянный комплаенс
- Обеспечение благоприятного исхода аудита
- 50% снижение времени на аудит
- Возврат на инвестиции в течение первого года использования
Возможности и выгоды
Как именно SAM позволит вашей компании достичь заявленной экономии и безопасности?
- Точный подсчёт программных продуктов и лицензий
Забудьте об электронных таблицах и ручных подсчётах. Внедрение SAM включает установку специальных инструментов для обнаружения и анализа данных. С ними вы посчитаете реальное количество программ и лицензий. Вы исключите ошибки, недосчёт и пересчёт и обеспечите базу для оптимизации закупок. - Перераспределение неиспользуемых программных продуктов и лицензий
Когда точно знаете, что в наличии, вы максимально эффективно используете имеющиеся ПО и лицензии. Если IT отдел получает запрос на закупку ПО, он просто проверяет, что уже есть.
Возможно, компания уже закупила такие программы и лицензии в избытке. Возможно, ими пользовались ранее, а сейчас перестали. Так вы экономите на стоимости ПО и лицензий и на обслуживании программных продуктов. - Определение реального спроса на ПО и лицензии
Инструменты SAM помогут вам определить, какие программные продукты и лицензии нужны компании. Не нужно переплачивать за лишнее ПО или рисковать отсутствием лицензий при проверке вендора. - Удаление лишних программных продуктов и лицензий
Когда вы знаете, что имеете и что вам нужно, вы избавляетесь от лишнего. Лицензионные соглашения и контракты содержат права использования ПО, применив которые вы избавитесь от лишних программных продуктов и лицензий. Инструменты SAM помогут найти и применить эти права. В результатах анализа вы также увидите программные продукты и лицензии, которыми никто не пользуется. И удалите их. - Сокращение расходов на программные продукты и лицензии
Права использования ПО помогут вам не только избавиться от лишнего, но и сократить текущие расходы. Вы можете применить право на бандлы и пользоваться сразу несколькими программами при покупке одной лицензии. Или осуществить даунгрейд и перейти на предыдущую версию ПО. Если ранняя версия подходит вам по функционалу и стоит меньше последней. - Оптимизация закупок программных продуктов и лицензий
Вы знаете реальный спрос на ПО и лицензии, а также что в наличии. Поэтому закупаете только то, что действительно нужно. - Постоянная проверка комплаенс-разрыва
Комплаенс-разрыв — это разница между лицензиями в наличии и тем, что нужно для соответствия условиям контракта с вендором. Для определения комплаенс-разрыва необходимо учитывать условия контрактов и лицензионных соглашений и понимать лицензионные метрики — методы измерения комплаенса вендором. С инструментами SAM вы всегда можете проверить и закрыть комплаенс-разрыв. - Постоянная готовность к аудиту
Аудит — это способ обогащения вендоров и головная боль компании. Инструменты SAM вдвое сокращают время на подготовку к аудиту и предоставляют вам необходимые данные для обеспечения комплаенса. Поэтому вы всегда готовы к проверке. - Обеспечение благоприятного исхода аудита
Кто всегда готов к проверке и легко закрывает комплаенс-разрыв, тот обеспечивает благоприятный исход аудита. Вендоры используют против вас данные, которые вы им предоставляете. И стараются вытащить из компании больше, чем требуется в рамках проверки. С инструментами SAM вы контролируете поток информации, которую получает вендор. А на переговорах аргументированно отражаете обвинения в несоответствии условиям контракта. Поэтому выходите победителем. - Снижение количества и частоты проверок
Постоянная готовность к аудиту и обеспечение благоприятного исхода сигнализируют вендорам, что проверять вас бесполезно. Поэтому количество и частота проверок снижаются. Через какое-то время вы вообще забудете об аудитах. - Перезаключение договоров с вендорами на выгодных условиях
Вендоры стараются продать вам то, что выгодно им. Сегодня это модели подписки и облачные решения. Когда вы знаете, что в наличии и что реально нужно докупить, вы диктуете производителям свои условия. Но не портите с ними отношения. Потому что вендоры получают от вас гарантированный заказ на ПО и лицензии. - Экономия времени и нервов сотрудников
За счёт автоматизации и оптимизации процессов вы экономите время сотрудников. Они больше не занимаются ручными подсчётами программных продуктов и лицензий. Не тратят силы на погружение в лицензионные соглашения и контракты. Не бросают все ресурсы на срочную подготовку к аудиту. Не пытаются самостоятельно отследить несанкционированные скачивания и установки программных продуктов. И главное, не живут в страхе провала проверки и санкций со стороны вендора и руководства.
Бонус! С помощью SAM вы освобождаете ресурсы для роста и развития компании. Gartner предсказали, что уже в 2022 году компании, которые не внедрили SAM, будут тратить на ПО на 30% больше. Посмотрите на текущий бюджет и вы увидите, сколько сэкономите и сможете вложить в развитие бизнеса.
Подводные камни и риски
Управление программными активами экономит компании деньги и время. Но только тогда, когда SAM правильно внедрили и настроили. Есть несколько подводных камней и рискованных стратегий, которые обрекают попытки внедрить управление программными активами на неизбежный провал.
- Сделать всё своими руками
Когда компании хотят сэкономить на внедрении SAM, они пытаются самостоятельно собрать и настроить систему управления. Покупают инструменты у разных производителей и поручают собственному отделу IT разработать на этой основе кастомное ПО.
Но для того, чтобы инструмент распознал ПО и лицензии, нужен каталог SKU. Иначе неизбежны ошибки в подсчётах и недостоверные результаты анализа.
Кроме того, программы разных производителей могут быть несовместимы друг с другом и с требованиями вендоров. Последнее означает, что вендоры не примут собранную такими инструментами информацию. И заставят запустить собственные скрипты. Польза такого Сделай-Сам-SAM сводится к нулю. Компании выбрасывают деньги на программы и тратят впустую силы и время сотрудников. - Купить готовые инструменты SAM у интегратора, но самостоятельно внедрить и настроить
В такой ситуации компании избегают несоответствия программ между собой и требованиям вендора. Но сходу разобраться в управлении программными продуктами не под силу даже опытным IT специалистам. Поэтому на внедрение и настройку уходит огромное количество времени. И успешность такого предприятия стремится к нулю.
SAM-инструменты — не чудо-машина, которая всё сделает за вас при нажатии одной кнопки. Точность и достоверность анализа напрямую зависит от точности и достоверности загруженных в программу данных. Для подготовки данных нужно знать алгоритмы работы инструмента и лицензионные метрики, а также условия контрактов и лицензионных соглашений. И провести инвентаризацию программных продуктов и лицензий.
Это сложная и трудоёмкая работа. Поэтому компании не добиваются реальных результатов и отказываются от управления программными активами. - Начать внедрение и настройку SAM с помощью интегратора без подготовки
Компании, которые нашли надёжного и проверенного интегратора SAM, обеспечили 50% успеха внедрения. Но дальше всё зависит от подготовки к переходу на управление программными активами.
Необходимо перестроить бизнес процессы и вовлечь в проект все отделы компании, не только IT. Нужно прописать цели и задачи, рассказать сотрудникам о пользе SAM и получить поддержку стейкхолдеров.
Без должной подготовки внедрение и настройка не приведут к систематическому использованию инструментов для достижения целей, решения проблем и получения выгод. В худшем случае, интегратору начнут противодействовать сотрудники, которые привыкли действовать по своей схеме и не видят необходимости что-то менять.
Наиболее выгодная и наименее рисковая стратегия внедрения SAM:
- Подготовиться к внедрению и показать сотрудникам и стейкхолдерам выгоды SAM — в этом вам поможет Дорожная Карта SAM с пошаговой инструкцией подготовки к внедрению
- Выбрать надёжного и проверенного интегратора SAM
- В сотрудничестве с интегратором управлять процессом внедрения и настройки SAM — в этом вам поможет Руководство для владельцев бизнеса и генеральных директоров
- Пошагово достигать поставленных целей и постепенно расширять масштаб применения инструментов после внедрения и настройки SAM
- Использовать полученный опыт решения проблем и достижения целей для оптимизации управления программными продуктами
Прочтите о выгодах внедрения SAM или узнайте, как быстро и эффективно сократить затраты на ИТ-инфраструктуру.
