SAM в постковидной реальности: как адаптироваться к новой стратегии аудирования вендоров и исключить финансовые потери

В данной статье мы расскажем, как адаптироваться к новой стратегии аудирования вендоров и исключить финансовые потери.

В 2020 году отменили множество IT-конференций, выставок и других мероприятий. Вендоры используют такие площадки для встреч с текущими и потенциальными клиентами и заключения сделок. Только за 2020 год производители ПО потеряли не менее миллиарда долларов. А к 2022 стало понятно, что регулярные локдауны и карантины — часть новой постковидной реальности.

На начальном этапе пандемии вендоры отменили запланированные проверки и пошли навстречу своим клиентам. Потому что бесполезно проверять компанию, которая переводит сотрудников на удалёнку, пытается справиться с перебоями в работе и срочно ищет любые способы сократить расходы. Но потом появилась надежда на возвращение к нормальному ведению бизнеса или хотя бы максимально похожему на нормальное =)

И вендоры тоже очень хотят вернуться к доковидной практике проверять клиентов на соблюдение комплаенса. Но им нужно как-то восполнить потери, которые они понесли из-за фактического отсутствия сделок в 2020 году и сильно меньше запланированного в 2021-м. Аудиты — отличный способ заработать, и вендоры непременно им воспользуются.

В отличие от переподписания контрактов и труапов, аудиты ПО не всегда проходят в строго оговоренные сроки. Если в вашем договоре не прописано иное, вендор может в любой момент начать аудит. Конечно, вы получите время на подготовку и даже можете договориться об отсрочке. Но есть шанс, что вы столкнётесь сразу с несколькими аудитами. И в постковидной реальности этот шанс велик.

Как SAM-инструмент поможет одновременно справиться сразу с несколькими аудитами

Вспомните свой последний аудит ПО. Скорее всего, он был совсем не кстати. Времени на подготовку дали гораздо меньше, чем хотелось бы. Сотрудники бросили свои дела и начали судорожно поднимать архивы и готовить данные для вендора. Потом прошли переговоры, которые закончились не так, как хотелось. Пришлось докупить ПО и лицензии, хотя вы не были уверены, что они нужны. И ещё повезло, если обошлось без штрафов и санкций.

Теперь представьте, что аудитов сразу два или три. И одна проверка покажется прогулкой в парке. Есть ли у вашей компании столько времени, человеческих ресурсов и финансовых возможностей, чтобы одновременно справиться с несколькими аудитами?

Автоматизация управления программными активами или Software Asset Management — это лучшая защита от аудита.

Вы экономите до 50% времени на подготовку к проверке. Ваши сотрудники работают на 33% быстрее и эффективнее за счёт автоматизации рутинных процессов. Вы используете аудит, чтобы сократить расходы на ПО и лицензии до 30% общих затрат и до 70% расходов на облачные решения. И вы можете увеличить прибыль компании на 11%.

Для того, чтобы спокойно переключаться с одного аудита на другой и обеспечить благоприятные исходы всех проверок, вашей команде нужно быть:

• Эффективной

• Гибкой

• Быстрой

Сейчас бизнес переживает трудные времена, и пусть хотя бы аудит ПО перестанет быть для вас головной болью и риском финансовых потерь. Далее мы разберём несколько принципов управления программными активами, которые нужно для этого внедрить: люди, процессы, инструменты.

Люди Процессы Инструменты

Переход на удалёнку был непростым. Но готовиться к аудиту не в офисе? Об этом даже думать грустно. Поэтому вам нужно подготовиться заранее, как будто вы уже получили письмо о предстоящей проверке.

1. Соберите команду специалистов

Если у вас уже есть команда, это здорово. Если нет, соберите людей из IT, закупок и юридического отдела. Пригласите стейкхолдеров, которые обладают важными для подготовки к аудиту знаниями и навыками. Например, менеджеров, которые работают с приложениями конкретных вендоров.

2. Разработайте и внедрите процессы подготовки к аудиту

Распишите роли и обязанности каждого участника команды. Кто отвечает на письмо об аудите? Кто является каналом коммуникации с вендором? Кто останавливает закупки у вендора, который проводит аудит? Кто внедряет процедуры безопасности?

3. Внедрите инструмент SAM

43% специалистов используют электронные таблицы для учёта программных активов и лицензий. Но Excel не поможет вам подготовиться к аудиту. Вам нужно учесть множество метрик, прав на использование ПО и прав пользователя программного продукта. Понадобятся выдержки из контрактов, лицензионных соглашений и других документов. Нужна хронология закупок и подтверждение наличия лицензий на всё ПО проверяющего вас вендора.

Профессиональные инструменты SAM собирают, консолидируют, обрабатывают и анализируют вышеперечисленные данные для аудита. Показывают вам комплаенс-разрыв — разницу между требованиями вендора и текущей картиной лицензирования в компании. Предоставляют отчёт о нарушениях комплаенса и предупреждают об отсутствии данных о конкретных программных продуктах.

Решения SAM сокращают подготовку к аудиту на 50% и минимизируют риск ошибиться в расчётах. Вместо того, чтобы корпеть над электронными таблицами и бояться совершить ошибку, ваши сотрудники занимаются подготовкой стратегии для переговоров с вендором. Чтобы ваша компания получила выгоду от перезаключения договора и сократила расходы на IT.

4. Проведите внутренний аудит

Лучший способ подготовиться к аудиту — провести его самостоятельно. Предположим, вы ожидаете проверку от Oracle.

Этот вендор очень агрессивен во время аудита и стремится всеми способами доказать нарушения комплаенса. Осложняет ситуацию и то, что программные продукты Oracle находятся глубоко внутри вашей IT инфраструктуры. Они задействованы практически во всех бизнес-процессах. Но есть ещё сложные и запутанные контракты, лицензионные соглашения и лишь с виду необязательные политики.

Если подытожить, у Oracle есть десятки способов обнаружить нарушения комплаенса. И один из них — проверить те сферы, которые они всегда обходили стороной. Например, Java SE.

Проведите внутренний аудит и выявите пробелы в комплаенсе. Включая дорогостоящие и ненужные активации Java SE. Устраните нарушения до того, как их найдёт вендор.

Кроме того, внутренний аудит покажет способы сократить расходы. Например, избавиться от лишних лицензий или перераспределить их между отделами вместо закупки новых.

Ваша команда получит ценный опыт и проверенные данные, которые помогут ей с блеском пройти настоящий аудит любого вендора.

5. Разработайте и внедрите стратегию перехода в облако до аудита

SAP, Oracle, Microsoft и другие вендоры, решения которых занимают значительную долю вашей IT-инфраструктуры, очень хотят, чтобы вы перешли в облако.

Поэтому на переговорах во время аудита они предложат вам купить подписки на облачные решения. Со скидкой. Особенно, если вам предстоит покупка дополнительных лицензий или штрафы/санкции за нарушения комплаенса.

Странно, что вендор готов простить вам нарушения за переход в облако. И ещё страннее, что он предоставляет выгодные условия перехода. Подумайте об этом.

Слишком часто компании перескакивают в облако, чтобы избежать штрафов и санкций. Им кажется выгодным предложение, которое оборачивается многолетними переплатами. Вендору, а не вам, должна быть выгодна любая сделка, которую он заключает.

Поэтому выясните, какие облачные решения и лицензии вам нужны, до начала аудита. Соберите свою команду, которая включает сотрудников отдела закупок, а также CIO, CTO или их представителей. Спросите их о стратегии перехода в облако. Выясните, что и когда планируется купить.

Когда вендор предложит вам перейти в облако на его условиях, сделайте контрпредложение и переходите на своих. Вы соглашаетесь купить его решения и заплатить за лицензии, поэтому производитель не станет отказываться. А ваша компания получит именно то, что ей нужно. Ни больше, ни меньше.

Таким образом, вы превращаете переговоры по итогам аудита в выгодную для всех сторон сделку. Пусть вендор заработает чуть меньше сегодня, зато обеспечит многолетнее сотрудничество с партнёром, который знает, чего хочет.

6. Готовьте сани летом

Аудиты ПО — это инструмент продаж, а не вымогательство. Это переговоры между сторонами, у которых разные задачи. Вендор хочет заработать на продаже ПО и лицензий. Вы хотите сократить расходы и избежать штрафов и санкций. Но цель у вас и у производителя одна — успешно вести бизнес.

Если вы тщательно готовитесь к аудиту, вы решаете свою задачу. Но и вендор решает свою, потому что по итогам продаёт вам ПО и лицензии. Все довольные и все достигают поставленной цели.

Если у вас внедрена программа SAM, подготовка к аудиту проходит быстрее и проще. Потому что ещё до получения письма от вендора, вы уже частично готовы пройти аудит. Остальное — дело техники.

Помните, что вендорам тоже непросто работать в постковидной реальности. Они тоже понесли потери и тоже стараются вернуться к максимально нормальному существованию.

Если вы:

• Оперативно отвечаете на письмо об аудите и другие запросы вендора

• Предоставляете точные и проверенные данные

• Чётко озвучиваете потребности вашей компании

Вы упрощаете работу аудитора и обеспечиваете выгодную для вас обоих сделку по итогам проверки.

Есть поговорка: «Тяжело в учении, легко в бою». Именно такой подход к аудиту отличает компании, которые раз за разом успешно проходят проверки. Начните готовиться сегодня, чтобы быстро, эффективно и с выгодой для себя справиться даже с несколькими аудитами.

Важно знать! Запрос отсрочки аудита

После получения письма о проведении аудита вы вправе запросить отсрочку. Не каждый вендор пойдёт вам навстречу, поэтому оцените шансы на успех до отправки запроса.

В начале пандемии и вообще в 2020 году получить отсрочку было проще, чем сейчас. Тем не менее, если вы предоставите действительно весомые аргументы, вендор может согласиться. Например, IBM старается проводить аудит на максимально приемлемых для обеих сторон условиях, чтобы удержать клиентов.

Но даже если вы получили отсрочку, не расслабляйтесь. Используйте это время, чтобы подготовиться к аудиту. Внедрите те принципы, о которых мы говорили в этой статье. Соберите команду, разработайте процессы и установите инструменты SAM. Будьте готовы к более тщательной проверке и удостоверьтесь, что полностью соблюдаете комплаенс до начала аудита.