Выгоды внедрения SAM при работе с Microsoft, Oracle, SAP и SaaS

Управление программными активами или Software Asset Management — это стратегия оптимизации лицензирования, обеспечения комплаенса, сокращения расходов и выстраивания взаимовыгодных отношений с вендорами.

Неважно, с какими производителями вы сотрудничаете. Неважно, где вы работаете, — в локальной сети, в облаке или в гибридной среде. Внедрение SAM принесёт вам ощутимые выгоды в любой ситуации.

В этой статье мы предлагаем краткий обзор выгод SAM при работе с Microsoft, Oracle и SAP. А также выгоды SAM для облачных решений Software as a Service.

Microsoft

Стратегия аудирования Microsoft — избегать аудита ПО. Компания позиционирует себя как вашего друга и периодически требует дружеское ревью. Вы предоставляете данные, а друг проверяет лицензии и комплаенс.

Конечно, у Microsoft есть и жёсткие аудиты. Со специальными и строгими критериями для данных, более короткими дедлайнами, въедливыми аудиторами и потенциальными санкциями — штрафами и расследованиями. Но вендор редко проводит такие проверки.

Цели ревью и жёсткого аудита одинаковые:

1. Проверить соответствие контрактам и лицензионным соглашениям или комплаенс
2. Получить прибыль с продажи дополнительных лицензий
3. Продать клиенту расширенные лицензии и новые версии существующих продуктов — провести апселл

Внедрение SAM поможет вам:

• Успешно пройти любую проверку
• Сократить расходы на ПО и лицензии
• Подготовить стратегию перехода в облако
• Заключить более выгодные контракты с вендором
• Выстроить с Microsoft по-настоящему дружеские отношения

SAM — это командная работа, настроенные процессы и качественные инструменты. Подробно о том, как собрать команду и настроить процессы мы рассказываем в Руководстве SAM 101. В этой статье мы сосредоточимся на выгодах от внедрения SAM‑инструментов.

Инструменты обнаружения и SAM‑инструмент предоставят вам полную и реальную картину лицензирования в компании. Скрипты Microsoft не дадут точных и достоверных данных. Только инструменты обнаружения учитывают масштаб и хитросплетение именно вашей IT инфраструктуры. А SAM‑инструмент распознаёт и показывает выдержки из контрактов, лицензионных соглашений и прав использования ПО. Эти данные помогут вам:

• Соблюсти комплаенс
• Оптимизировать расходы
• Оптимизировать закупки

Не рассчитывайте на Microsoft. Вендору невыгодно за вас готовить корректные данные для аудита. И даже во время дружеской проверки неизбежны неточности и ошибки. Вам нужен расширенный и проверенный пул данных, чтобы сравнить с результатами Microsoft и исправить несовпадения. Пока они не превратились в дополнительные счета и штрафы.

Microsoft всегда находит несоответствия, когда вы используете MLS для подачи данных в рамках аудита. Потому что в MLS не хватает жизненно важной для успешного прохождения аудита информации:

• Между покупкой лицензии и появлением соответствующей строки в MLS проходит 60 дней!
• Если меняется имя компании или происходят другие организационные изменения, из хронологии исчезают базовые лицензии
• MLS не учитывает лицензии Independent Software Vendor или ISV, а также лицензии Full Packaged Product и Original Equipment Manager
• В MLS отсутствуют местные условия, специальные предложения и промо акции

SAM‑инструмент и инструменты обнаружения учитывают все данные, которых нет в MLS. Поэтому вендор не найдёт несоответствия.

Если вы не отслеживаете происходящее в Microsoft 365, вы постоянно переплачиваете Microsoft. Подписки стоят дорого и включают множество функций. Скорее всего, сотрудники не используют всё, что вы им оплачиваете. А ещё сотрудники приходят и уходят, меняют должности и отделы. Вы множите одинаковые лицензии и продолжаете платить за то, что никто не использует.

SAM‑инструмент позволит вам автоматизировать удаление и перераспределение аккаунтов Приходящих, Переходящих, Уходящих сотрудников — система Joiners, Movers, Leavers.

Для контроля лицензий в облаке мы предлагаем решение SaaS Optimization. Этот инструмент предоставит вам полную картину лицензирования в сфере SaaS, включая Microsoft 365. Чтобы вы оперативно оптимизировали среды и всегда контролировали расходы.

В облаке SAM‑инструмент отслеживает действия сотрудников и контролирует расходы на ПО и лицензии. Удаляет дубликаты лицензий и предупреждает, если вы превысили допустимый объём использования. Вы всегда контролируете подписки и лицензии и не выбрасываете деньги на ненужные функции Microsoft 365 или лишние права доступа в Azure.

Ещё один вызов — управление лицензиями в гибридной среде. Вендор мечтает, чтобы вы купили лицензии и для локального использования, и для облака. SAM‑инструмент покажет:

• Какие лицензии подходят только для локального использования
• Какие лицензии подходят только для использования в облаке
• Какие локальные лицензии подходят для использования в облаке
• Какие облачные лицензии подходят для локального использования

После аудита Microsoft по-дружески предложит очень выгодные условия на закупку новых лицензий. Но насколько это реально выгодно, зависит от вашей среды и спроса на лицензии. SAM‑инструмент поможет вам не оказаться в ловушке многолетних переплат за ненужные лицензии и чрезмерные объёмы использования. С его помощью вы сможете:

• Вести хронологию всех покупок и всех прав использования ПО, чтобы видеть неточности и ошибки в отчёте вендора
• Отслеживать комплаенс-разрыв и постоянно закрывать его, чтобы избежать дополнительных счетов и штрафов
• Прогнозировать будущий спрос на лицензии на основе точных и проверенных данных, чтобы покупать только нужные вам лицензии с теми объёмами использования, которые совпадают с реальными потребностями

Теперь за столом переговоров преимущество на вашей стороне. Вы спокойно и уверенно рассказываете Microsoft, что купите и сколько заплатите.

Oracle

Oracle — это судья Дредд. Прокурор, присяжные, судья и палач в одном лице. Аудит — судебный процесс, вы — ответчик, а ваш адвокат — данные, которые вы подготовили для вендора. Но и здесь опасность. Если вы соберёте не те данные или предоставите вендору больше, чем нужно, ваш адвокат превратится в главного свидетеля обвинения.

Oracle прекрасно разбирается в своих метриках и правах использования ПО. Он проверит вас на соответствие новейшим лицензионным соглашениям, даже если их действие на вас не распространяется.

Внедрите SAM‑инструмент, чтобы:

• Найти и применить контрактные обязательства Oracle и его команды LMS
• Не позволять вендору применять к вам неподходящие метрики, лицензионные соглашения, права использования ПО и необязательные правила
• Соответствовать необязательным лишь на бумаге правилам вендора
• Знать свои права и возможности, чтобы вести переговоры на равных и не дать себя запугать
• Лишить Oracle возможности найти нарушения комплаенса
• Отразить обвинения вендора в неправомерном использовании программных продуктов

Инфраструктура Oracle — сложная и тесно переплетена со всеми бизнес процессами. SAM‑инструмент и инструменты обнаружения помогут в ней разобраться и ответить на ключевые вопросы:

1. Какие программные продукты установлены?
2. Какие лицензии активированы
3. Равно ли количество программных продуктов количеству лицензий?
4. Если программных продуктов больше, чем лицензий, — это нарушение комплаенса?
5. Если лицензий больше, чем программных продуктов, что делать с лишними лицензиями?

Oracle всегда требует лицензирования потенциального использования, а не фактического. Поэтому каждая новая установка — повод проверить наличие соответствующей лицензии. SAM‑инструмент поможет вам автоматизировать этот процесс и будет уведомлять о нарушении комплаенса.

Инструменты обнаружения проверят все документы, лицензионные соглашения и метрики, права использования ПО, а также прайс лист и политики вендора и покажут:

• Нарушения комплаенса
• Избыточное лицензирование
• Способы оптимизации лицензирования
• Способы сократить расходы на лицензирование

Во время аудита Oracle требует, чтобы вы запустили их запатентованные скрипты LMS. Но вы не обязаны этого делать. Вам выгоднее запустить инструменты обнаружения и инвентаризации, которые одобрены Oracle.

К таким инструментам относится USU Software Asset Management, с помощью которого вы проверите на наличие лицензий и комплаенс:

• Издания, пакеты и опции Oracle
• Лицензии Named User Plus (NUP)
• Лицензирование по количеству процессоров
• Бэкап серверы
• Виртуальную среду

Инструменты обнаружения помогут узнать:

• Какие издания баз данных у вас есть
• К каким базам данных подключаются ваши NUPы
• Какие лицензии нужны для закрытия потребности на подключение к базам данных

Когда у вас большое количество пользователей, выгоднее покупать лицензии для процессоров, а не NUPы. SAM‑инструмент автоматизирует подсчёт необходимого количества лицензий для каждого процессора в соответствии с требуемым значением, которое устанавливает вендор.

SAM‑инструмент проверит все серверы на наличие ПО Oracle. Потому что даже на выключенные серверы с ПО вендора нужна лицензия.

Виртуализация, мультиплексирование пользователей, фронт энд и облачные вычисления осложняют отслеживание комплаенс метрик. Кроме того, Oracle считает виртуальные машины как отдельные единицы и добавляет их количество к числу физических хостингов. А по правилам лицензирования каждая виртуальная машина должна иметь то же количество ядер, что и соответствующий физически отдельный сервер.

Для подсчёта числа лицензий используйте требуемые для каждой конфигурации значения. Сертифицированное Oracle решение проведёт подсчёты за вас, а также покажет статусы всех CPU. Чтобы вы нашли нелицензированные ядра до того, как это сделает вендор.

В глазах Oracle не все виртуальные машины равны. В зависимости от провайдера ВМ, вам потребуется по-разному секционировать серверы. А разные типы секционирования требуют разного лицензирования.

Определите провайдеров ваших виртуальных машин. Изучите Политику Секционирования Oracle и проверьте, что к каждому провайдеру применяются соответствующие правила секционирования.

Правила секционирования — необязательные, но с Oracle нельзя оставлять место для интерпретации. Как мы уже говорили, вендор изыщет любые способы найти нарушения комплаенса. Не дайте ему найти их в виртуальной среде.

Будьте осторожны! Не существует одобренного/сертифицированного Oracle решения для управления лицензиями. Есть лишь одобренное решение для обнаружения — сбора сырых данных.

Инструмент обнаружения, который входит в USU Software Asset Management сертифицирован Oracle и совпадает по функционалу с их LMS-инструментом. Поскольку USU Software Asset Management получает данные из сертифицированного инструмента обнаружения, Oracle примет у вас результаты анализа в рамках аудита.

При использовании сертифицированного Oracle решения вместо скриптов вендора, вы получите необходимые данные. И с помощью инструментов обнаружения и анализа проверите лицензионные соглашения, права использования ПО, лицензионные метрики, контракты с вендором и другие документы, чтобы знать обо всех обязательствах.

Чтобы постоянно обеспечивать комплаенс, нужно отслеживать активацию функций, пакетов и опций. Решение Oracle для управления лицензиями также определит причину активации. Вы сможете разделить случайные активации и целенаправленные и во время аудита доказать, что в первом случае программные продукты не использовались. А во втором — вы уже купили лицензии и обеспечили комплаенс.

SAM‑инструменты помогут вам не только пройти аудит и соблюсти комплаенс, но также оптимизировать расходы на:

• Издания, пакеты и опции
• Серверы
• Виртуализацию
• Лицензирование
• Инвентаризацию

Инструмент управления лицензиями Oracle поможет вам:

• Провести даунгрейд изданий с избыточным функционалом
• Исключить ложноположительные случаи активации или случайные активации
• Избавиться от продуктов, которые случайно активировали

Инструмент SAM поможет определить, какие вам нужны лицензии — Named User Plus или для процессоров. Вы сможете просчитать объём использования и наличие/отсутствие доступов для ваших пользователей. Для небольшого количества пользователей подходят лицензии NUP. Для большого штата — лицензирование по количеству процессоров.

Решение USU Software Asset Management включает высококачественные инструменты обнаружения, которые сертифицированы Oracle. Для анализа и оптимизации используются точные, полные и проверенные данные. На одном экране вы увидите полную картину лицензирования в компании и сможете:

• Провести даунгрейд баз данных
• Исключить случайные активации
• Снизить расходы на обслуживание CSI
• Очистить данные перед анализом,а также удалить данные о случайных активациях

Если Oracle предлагает облачные альтернативы вашим локальным решениям, попросите огласить весь список достойных вариантов. Есть другие локальные решения и Fusion Applications, которые работают локально и в облаке. Загрузите предложенные модели в инструмент управления лицензиями и смоделируйте последствия для вашей инфраструктуры Oracle.

SAP

Те, кто не сталкивается с лицензиями SAP по работе, считает неважным отсутствие управления такими активами. Но есть, как минимум, 10 аргументов в пользу внедрения инструментов SAM для SAP:

1. Вы снизите стоимость лицензий и расходы на тех. поддержку системы
2. Вы сможете понять правила лицензирования и провести эффективные переговоры с вендором
3. Вы перестанете терять деньги из-за неиспользуемых или неправильно используемых лицензий SAP
4. Вы сможете разобраться в условиях оплаты продуктов SAP и снизить расходы на IT
5. Вы перестанете переплачивать за лицензии из-за неточных показаний инструментов измерения SAP
6. Вы сможете максимально приблизиться к комплаенсу SAP, поскольку достичь его вендор не позволяет
7. Вы оптимизируете закупки ПО
8. Вы исключите риск недолицензирования из-за непрямого доступа и финансовые потери при наступлении этого риска
9. Вы сможете обеспечить прозрачность и учесть потребности бизнеса перед внедрением новых правил непрямого доступа
10. Вы сэкономите деньги до миграции в S/4HANA, поскольку после будете привязаны к неизменным тарифам

Для SAP аудит — это стратегия продаж, поэтому комплаенса достичь невозможно. Но инструменты SAM для SAP помогут вам максимально приблизиться к комплаенсу и одновременно оптимизировать закупки ПО.

По умолчанию, вы платите SAP по максимуму. Лицензия профессионального пользователя (Professional User license) — это единственная лицензия, которую вам предлагает SAP. Она же — самая дорогая. Чтобы перейти на более доступные по стоимости лицензии, нужно знать потребности пользователей. И дать столько прав и функций, сколько требует их работа. Не больше, но и не меньше.

Вам нужны точные данные об использовании ПО и типах лицензий для тысяч пользователей. Посчитать эти данные с помощью электронных таблиц — сложная и трудоёмкая работа. И обязательно будут ошибки. SAM‑инструмент для SAP показывает разницу между реальным использованием и купленными лицензиями. И позволяет существенно сократить расходы. И когда вы замените дорогие лицензии на более доступные, SAM автоматически обновит хранилище и систему SAP. Это экономит время, повышает эффективность и снижает затраты.

SAM‑инструмент автоматически сверяет реальное использование и содержание лицензии, сразу же формирует заявку на покупку или распределят нужную лицензию из пула доступных. Умножьте разницу в стоимости лицензий SAP на количество сотрудников и вы увидите размер потенциальной экономии.

Правила лицензирования SAP не всегда легко понять и можно по-разному интерпретировать. Это справедливо и для положений контрактов с вендором. Поэтому за столом переговоров у производителя всегда козырь в рукаве, — он прекрасно разбирается в правилах лицензирования и нюансах контрактов на собственные продукты.

SAM‑инструмент находит и применяет правила использования ПО и положения контрактов и лицензионных соглашений. Вы получаете достоверную и прозрачную информацию о реальном спросе на продукты SAP. И теперь за столом переговоров преимущество у вас. Вы понимаете правила лицензирования и контракты не хуже вендора, а ещё знаете, что вам реально нужно.

Поэтому SAP не сможет интерпретировать правила в свою пользу, заявить, что у вас недостаточно лицензий и потребовать их докупить. А раньше так происходило каждый год.

Уровень использования систем SAP постоянно меняется:

• Сотрудники приходят и уходят
• Меняется структура отделов и подразделений
• Вы нанимаете подрядчиков, закрываете проекты, снова нанимаете подрядчиков — новых или хорошо забытых старых

За этими изменениями нужно следить, иначе пул лицензий будет неконтролируемо расти.

Неиспользуемые лицензии и неправильно используемые лицензии — главная причина перерасходов на IT. Но отслеживать изменения с помощью электронных таблиц — неэффективная и дорогая стратегия. Как вручную искать иголки в стоге сена.

SAM‑инструмент, это одновременно металлодетектор и магнит. Он обнаружит и вытянет все иголки, чтобы вы сократили расходы и оптимизировали закупки.

SAM‑инструмент ежедневно отслеживает тысячи пользователей системы и изменения их ролей и действий. Он покажет, сколько и каких лицензий не используется. А также, — где появился спрос на такие лицензии. Это значит, что вы не покупаете новые лицензии, а перераспределяете имеющиеся. Вы оптимизируете использование лицензий и расходы на них.

Каждые 3 месяца SAP выпускает новые условия оплаты продуктов. Вы не можете каждый раз изучать многостраничный документ от начала до конца и сравнивать с предыдущей версией. Но дьявол в деталях, и игнорирование новых правил обходится дорого.

Вендору выгодно, чтобы вы просто покупали всё больше самых дорогих лицензий. Ведь для оптимизации пула лицензий нужно проанализировать новые условия оплаты и ответить на следующие вопросы:

• Какие лицензионные метрики изменились?
• Появились ли новые лицензионные метрики?
• Стоит ли перейти с одних лицензий на другие?
• Что выгоднее — ничего не менять, всё поменять или заменить только часть лицензий?
• Зачем я занимаюсь анализом лицензий SAP, а не своей работой? 🙂

SAM‑инструмент поможет вам автоматизировать и существенно ускорить данный процесс. И исключить ошибки.

Инструменты измерения SAP заставляют вас переплачивать, поскольку заточены на обнаружение недостатка лицензий. Не на определение реальной картины лицензирования в компании.

Вы наверняка замечали, что такие инструменты как LAW (License Administration Workbench) регулярно показывают, что вам нужно больше лицензий. Но инструменты SAP ещё и неточные:

• Вы получаете завышенное количество пользователей, потому что не работает user summary
• Вы получаете завышенное количество требуемых лицензий, потому что инструмент консолидации не распознал специальные лицензии для конкретных клиентов

Вручную почистить систему — долго, дорого и чревато ошибками.

SAM‑инструмент показывает реальную картину SAP лицензирования в компании. Он анализирует права использования ПО, лицензионные соглашения и контракты с вендором. И предлагает максимально выгодную для вас стратегию дальнейших действий. Это беспристрастное мнение эксперта, который не заинтересован в выкачивании из вас денег.

Проще без подготовки попасть из доисторического ружья по движущейся мишени, чем достичь комплаенса с SAP. Аудит — стратегия продаж, поэтому контракты, условия оплаты продуктов и лицензионные соглашения написаны максимально расплывчато. И постоянно меняются.

Чтобы избежать провала аудита, компании закупают заведомо больше лицензий, чем нужно. Через какое-то время SAP вознаграждает эти бесконечные переплаты большой скидкой на покупку лишних лицензий. Поэтому компаниям кажется, что они получают выгоду.

SAM‑инструмент показывает комплаенс-разрыв в соответствии с последними изменениями в контрактах, условиях оплаты продуктов и лицензионных соглашениях. И помогает быстро и эффективно закрыть этот разрыв. Поэтому вы всегда настолько близки к комплаенсу SAP, насколько это вообще возможно.

Кроме того, вы видите реальный спрос на лицензии SAP. Поэтому вы покупаете только то, что нужно. А не то, что вам хочет продать SAP.

SAM‑инструмент вдвое сократит подготовку к аудиту. А ведь каждый год вы несколько месяцев платите зарплату сотрудникам, которые готовят отчёт для вендора. Умножьте з/п каждого из них на время на подготовку отчёта. Сложите результаты умножения. Умножьте сумму на количество лет, которое прошло с момента внедрения подготовки ежегодных отчётов. Столько вы уже потеряли. И за следующие Х лет потеряете столько же или больше.

Автоматизированный инструмент SAM сокращает временные затраты сотрудников на 75-90%. Весь процесс обнаружения, измерения и анализа можно автоматизировать сразу после внедрения. И задать время начала сбора и проверки данных. Вы можете запланировать работу SAM‑инструмента на выходные и в понедельник утром получить необходимые для отчёта данные.

Ежегодно компания будет не только экономить приличную сумму на отчётах. Но и получать прибыль от возросшей продуктивности. Ведь теперь у каждого вовлечённого в подготовку отчётов сотрудника есть на пару месяцев больше в году, чтобы делать свою работу.

Непрямой доступ во вселенной SAP — таинственное и не до конца изученное явление. Инструмент вендора LAW и транзакционный код USMM не определяют уровень непрямого доступа. Поэтому SAP требует от клиентов предоставить данные об их потребностях в лицензиях.

Это значит, что вы должны сами разобраться в IT инфраструктуре компании и посчитать объём непрямого использования лицензий SAP. Например, какое количество пользователей может опосредованно использовать каждый продукт SAP. И позволяет ли лицензия каждого продукта SAP опосредованно использовать его в таком объёме. Даже описать это сложно, что уже говорить о подсчётах. Кроме того, требуемые типы лицензий не всегда можно определить вручную в принципе. Процесс осложняется учётом различных интерфейсов и их взаимодействия между собой. А ещё есть сторонние приложения, действия которых вы никак не можете ни предсказать, ни контролировать.

Поэтому непрямой доступ — золотая жила для вендора. Всегда можно вменить компании превышение использования над текущим пулом лицензий и заставить купить новые.

Чтобы исключить риск недолицензирования и аргументированно отразить претензии вендора, вам нужен инструмент SAM. Он поможет:

• Правильно и выгодно для компании интерпретировать правила предоставления и использования непрямого доступа
• Понять, какие инфраструктурные решения вендор разрешит использовать, а какие — нет
• Учесть, всё, что нужно, и получить точные и достоверные результаты

Теперь вы точно знаете лицензионные требования компании и сможете доказать вендору, что ничего не нарушаете. Даже в сфере непрямого доступа. А если для вашей инфраструктуры нужны дополнительные лицензии, то вы точно знаете, какие и сколько. И купите у вендора только их.

Новые облачные сервисы SAP дают вашей компании отличные возможности заработать. Но важно не потерять прибыль из-за растущих расходов на лицензирование.

Модели облачного лицензирования SAP сложны для понимания и делают и IT инфраструктуру ещё более запутанной. Частично внедрить или полностью перейти на облачные сервисы — задача не из лёгких. Чтобы контролировать расходы вам потребуется:

• Отслеживать различные модели потребления облачного ПО
• Искать способы оптимизации структуры облачных сервисов

Кроме того, вам нужна абсолютно прозрачная структура текущего потребления: расходы, объём лицензирования и фактическое потребление ПО. SAP лишь частично поддерживает клиентов в достижении вышеуказанных целей. Поэтому вам не обойтись без внедрения SAM‑инструмента.

Вам нужен SAM‑инструмент, который совместит традиционные модели лицензирования для локальных решений с различными сценариями облачного лицензирования. Он должен распознать и предложить вам различные возможности применения:

• Прав использования ПО
• Условий оплаты продуктов
• Лицензионных соглашений
• Положений контрактов с вендором

И показывать способы сократить расходы на лицензирование.

Даже если вас не интересуют облачные продукты SAP, рано или поздно вам придётся мигрировать в S/4HANA. Новую объединённую платформу SAP для планирования ресурсов предприятия.

Сразу же после миграции вы окажетесь в плену условий контракта S/4HANA. Без возможности менять цены.

Поэтому заранее оптимизируйте лицензии SAP, чтобы:

• Сократить текущие расходы
• Сэкономить в долгосрочной перспективе

Кроме того, SAM‑инструмент даёт вам полную и реальную картину лицензирования SAP и все метрики движка. Поэтому во время миграции в S/4HANA вы выберете подходящие для компании лицензии.

Вы также сможете использовать сэкономленные на оптимизации лицензий деньги для кредитования контракта S/4HANA. Если это предусмотрено условиями вашего договора с вендором. И если у вас есть SAM‑инструмент, он распознает и покажет эти условия во время подготовки к миграции.

SaaS

SAM — бизнес стратегия, которая включает совместную работу всех отделов компании, не только IT. SAM‑инструмент поможет вам:

• Обеспечить комплаенс в сфере лицензирования
• Сократить расходы на ПО и лицензии
• Сократить общие расходы компании
• Управлять персоналом
• Защитить данные от кибератак

Для SAM определяющими факторами развития являются:

• Переход компаний в облако
• Текучка кадров
• Защита данных

Чтобы справиться с такими сложными задачами, SAM должен выйти за рамки набора инструментов обнаружения, анализа и автоматизации.

Поэтому продвинутые интеграторы SAM совмещают инструменты и технологии с процессами и практиками:

• Приходящие, Переходящие, Уходящие — синхронизация менеджмент цикла HR с менеджмент циклом SAM
• Проверка масштаба управления IT-активами — постоянная проверка эффективности уровня ITAM или IT Asset Management
• Рехарвест или повторный сбор ПО — снижение обязательств по лицензированию и максимизация выгод от использования купленного ПО
• Проверка имён пользователей — подтверждение наличия у текущих сотрудников именных пользовательских лицензий
• Проверка поддержки и обслуживания ПО — подтверждение ценности поддержки и обслуживания вендором купленного ПО

SAM в облаке сталкивается с двумя одинаково трудоёмкими задачами:

1. Управлять использованием пользователями услуг SaaS
2. Отслеживать правонарушения в облаке — несанкционированный переход на ежемесячные подписки или BYOL/Bring Your Own Licenses — перенос лицензий из локальных систем в облако

Облако = Чрезмерные траты на лицензирование

Облачные сервисы и ПО как услуга ничем не отличаются от подписки на Amazon Prime или абонемента в фитнес клуб. В обоих случаях вы ежегодно или ежемесячно платите за услуги, которыми можете воспользоваться в полном объёме, а можете не воспользоваться вовсе.

Запомните фразу «в полном объёме» — это крайне важно для понимания проблем с облаком!

Кроме того, вам доступны разные системы оплаты. Вы можете сразу оплатить все сервисы Amazon Prime или все услуги фитнес клуба. А можете купить минимальную подписку или базовый пакет. Чтобы подключить к Amazon или привести на аэробику члена семьи, вам нужно доплатить. Чтобы получить доступ к дополнительным сервисам или расширить покрытие абонемента, вам нужно доплатить. Перейти из бронзового статуса в серебряный, вместо стандартной подписки оформить премиум, и так далее.

Облачные сервисы и подписки работают по тому же принципу. Вендор видит в вас нового подписчика, который купил базовый пакет. И ожидает, что со временем вы будете стабильно увеличивать количество потребляемых SaaS решений и апгрейдить статус.

Вы уже знаете, как различные компании уговаривают подписчиков тратить больше. Кто-то ограничивает контент, который можно получить по базовой цене. Кто-то предоставляет эксклюзивные условия — VIP семинары/конференции/вечеринки со знаменитостями. Кто-то дарит футболки и кружки с весёлыми надписями и картинками.

В облачные сервисы уже на этапе разработки заложили огромный потенциал для апселла. Поэтому на каждом шагу вам услужливо предлагают дополнения или add-ons и специальные функции. И каждый клик сотрудника на такое предложение обходится компании в огромные деньги.

Традиционный SAM vs. SAM в облаке

Другой важный вопрос — как вы платите за лицензии в облаке? Допустим, компания переходит с локальных бессрочных лицензий на подписку на облачные сервисы. Один и тот же отдел платит за оба типа лицензий? Как выглядит финансовый цикл? Как часто оплачиваются локальные и облачные лицензии? Кто управляет оплатами? Все облачные сервисы оплачиваются централизованно? Или каждый сотрудник приходит в финансовый отдел с кодом для оплаты сервиса и получает разрешение на переход с локального ПО на облачное?

Мы задаём эти вопросы не просто так. В традиционной модели управления программными активами есть только два ответа на вопрос «Кто платит?». Отдел IT или центральный отдел закупок. Но в облаке это может быть кто угодно. Невозможно обеспечить комплаенс и контролировать расходы, если все покупают лицензии. И никто не знает, что уже куплено, чем можно пользоваться по приобретённым правами и где границы лицензирования.

Важнейшими вопросами для SAM являются следующие:

• Какую долю ваших расходов составляют облачные решения?
• Какая часть программных продуктов и лицензий находится вне управления традиционной моделью SAM?

Если ваша компания переходит с бессрочных лицензий на подписки в облаке, в вашем хранилище появляется микс локальных и облачных лицензий. Используйте SAM‑инструмент для обнаружения BYOL или бессрочных лицензий. Проверьте ваш SAM‑инструментарий на наличие программ для обнаружения случаев использования лицензий по подписке. Теперь вы можете заменить лицензии по подписке бессрочными, которые сейчас не используются. И сократить расходы на облако. Но как понять, какой отдел выиграл от этих действий? Каким стейкхолдерам вы сэкономили деньги?

Представьте, что вам звонят из банка и предлагают кредит. Менеджер уверяет, что вы вообще ничего не будете платить. Возникает вопрос, зачем банку предлагать то, что выгодно вам и совершенно не выгодно им?

С облаком такая же история. На входе вендоры уверяют, что вы забудете о дорогих аудитах. Но где тогда выгода для вендора? А выгода в отсутствии действий с вашей стороны. Ежегодно ваши затраты на облачные лицензии будут расти, а разница в расходах по сравнению с локальными — таять.

Сотрудники увольняются, уходят в длительные отпуска или декреты, переходят в другие филиалы и так далее. За этим нужно постоянно следить. Если вы не будете удалять неактивных пользователей, а только добавлять новых, расходы будут расти в геометрической прогрессии.

Управление потоком и распределением лицензий — лишь одна из множества функций SAM‑инструмента, которые помогут вам сэкономить деньги в облаке

Важно постоянно синхронизировать реальный спрос штата компании с предложением ПО:

• Проверять лицензии, использование и права доступа к ПО
• Распределять лицензии, использование и права доступа к ПО
• Отключать лицензии, использование и права доступа к ПО

Новые сотрудники получат лицензии и доступ к ПО. Перешедшие в другие отделы — ранее купленные для них лицензии и доступ к ПО. А покинувшие компанию не оставят после себя след из дополнительных расходов. Вы максимально используете то, что имеете, и даёте сотрудникам ровно столько, сколько им нужно. Не больше и не меньше.

В силу разных причин, сотрудники перестают пользоваться программными продуктами. Или переходят с одной лицензии на другую. Если они не проинформировали об этом команду SAM, ваша компания продолжает платить за ПО и лицензии, которые никому не нужны.

Чтобы решить эту проблему, компании вводят единые точки входа или single-sign-on. Но меняется только пароль на входе в IT систему, а настройки остаются неизменными. Поясним на примере.

Вы приостановили действие аккаунта сотрудника в Azure AD. Но это не значит, что все сервисы за пределами Azure тоже отключены. Пользователь или его отдел могли заключить контракт с третьими лицами, минуя IT отдел, и оформить подписку на кредитную карту компании. Пока кто-то не отключит аккаунт, компания продолжит платить за сервисы, которыми никто не пользуется.

Вести отдельный учёт по каждому сервису в облаке — кошмар любого SAM менеджера. Поэтому важно настроить SAM‑инструмент и процессы так, чтобы предложение ПО всегда совпадало с реальным спросом сотрудников компании.

У вашей системы SAM должны быть границы. В традиционной модели SAM вы сравниваете два достоверных источника данных, чтобы подтвердить, что обнаруженные платформы подлежат перемещению в хранилище SAM. При работе с SaaS нужно сравнивать данные инструмента инвентаризации с достоверным источником. Например, Active Directory или антивирусное ПО. В качестве Active Directory может выступать локальное ПО и/или Azure AD.

Сравнение данных инструмента инвентаризации и антивирусного ПО помогает:

• Проверить данные Информационной безопасности
• Подтвердить наличие и масштаб границ Системы управления информационной безопасностью
• Получить точные данные для SAM, если на устройства не установлены инструменты инвентаризации

Повторный сбор ПО нужен, чтобы:

• Пополнить запасы лицензий
• Сократить расходы на отладку и контроль версий ПО
• Уменьшить количество точек входа в IT инфраструктуру
• Снизить расходы на SAM — если ПО не установлено, на него не нужна лицензия

Для SaaS повторный сбор ПО играет решающую роль. Зачастую менеджмент услуг упускает из виду отключение IT сервисов и сосредотачивается только на предоставлении. И в ежемесячных и ежеквартальных отчётах появляются бесконтрольно растущие расходы на мёртвые души — неактивных пользователей.

Главная причина повышенных расходов на IT услуги — оплата неиспользуемого ПО.

При любой смене системы первостепенная задача — удостовериться, что вы используете то, за что платите. И это жизненно важно при работе с SaaS. Если речь идёт о ПО как услуге, то почему вендор по умолчанию не оказывает поддержку и не проводит обслуживание? Ответ на этот вопрос написан мелким шрифтом в пользовательском и лицензионном соглашениях, которые никто не читает.

Соглашения о поддержке и обслуживании — важная и дорогостоящая часть любого контракта. SAM‑инструмент поможет вам:

• Досконально изучить все положения этих документов и следить за их соблюдением
• Удостовериться, что вы получаете поддержку и обслуживание, которые нужны
• Не переплачивать за лишнее, но не остаться без необходимых ресурсов

Переход облако ведёт к аутсорсингу центрального IT-отдела и децентрализации закупок и снабжения. Поэтому менеджеру SAM придётся вовлечь ещё больше людей и отделов. Но сделать это эффективно, чтобы снизить расходы на IT и общие затраты компании. Новая стратегия SAM включает масштабирование инструментов и процессов для вовлечения более широкого круга департаментов и стейкхолдеров в будущем.

Узнайте больше о Software Asset Management или прочтите статью о стратегиях сокращения расходов на ИТ‑инфраструктуру.