Управление программным обеспечением как активом — один из ключевых способов повышения эффективности организации. Чтобы наладить процессы управления ПО, нужно внедрить методологию Software Asset Management или SAM.
Но зачем вообще управлять программным обеспечением, и для чего нужен SAM? Рассказываем.
ПО — специфический актив. Для физических объектов, включая ПК, всё просто:
Но когда мы говорим о приложении, которое устанавливается с дистрибутива и активируется лицензионным ключом, то получаем огромное количество вариантов. Пример:
Незнание условий соглашения с производителем и отсутствие чёткого контроля закупок и использования лицензий вызывает их переизбыток или недостаток.
- Неиспользуемые лицензии. Компания тратит на ПО больше, чем требуется
- Лишние закупки. Компания заказывает дополнительные лицензии вместо активации неиспользуемых
- Простой рабочих процессов во время закупки. А бесперебойно работать за счёт неиспользуемых лицензий
- Нарушение закона об авторском праве. Превышение указанного в договоре количества активаций ПО и установка незарегистрированных версий софта. Когда пользователь работает с программой без формального разрешения, компания и руководство могут быть привлечены к ответственности
Проблема ясна. Давайте теперь рассмотрим ТОП-5 способов оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру по методологии SAM.
1. ИСКЛЮЧИТЬ ДВОЙНОЕ ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ ПО
Ситуация: на одном ПК установлено две версии продукта. Поэтому для каждой из них должна быть назначена лицензия, хотя для работы только одна версия. И, соответственно, одна лицензия.
Решение: деинсталлировать лишнюю версию и назначить лицензию на другой ПК.
Ситуация: сотрудникам одного из подразделений компании требуется новое ПО. А сотрудники смежного отдела уже используют такой софт.
Решение: проверить пул неиспользуемых лицензий и назначить сотрудникам подразделения. Или организовать поочерёдное использование ПО отделами, если такое предусмотрено соглашением с вендором. Или приобрести сетевую версию лицензии.
Из практики консультантов KERWAN: «В проекте SAM для компании со штатом более 1000 пользователей было выявлено использование различных версий и редакций Microsoft Project. При этом обнаружили дефицит лицензий для одной версии и избыток другой. Рекомендовали переустановить версии ПО с избытком лицензий, стандартизировать рабочие места и частично перейти на облачные сервисы, чтобы снизить затраты на администрирование»
2. ИСКЛЮЧИТЬ ИЗБЫТОЧНОСТЬ ФУНКЦИОНАЛА
Ситуация: пользователь размещает заявку на закупку полнофункциональной и дорогостоящей версии ПО при наличии более доступных, но с ограниченным функционалом.
Решение: выяснить, какие задачи планирует решать пользователь. Если дополнительные функции не требуются, заказать ограниченную версию. Пример: версию для просмотра без возможности редактирования.
Выяснить, как часть пользователь будет решать задачи. Если программа требуется для разовой операции, использовать уже активированную версию или найти иное решение. Пример: конвертировать в другой формат.
Из практики консультантов KERWAN: «В рамках проекта SAM выявили нехватку 2690 лицензий Exchange Server Enterprise CAL. Выяснилось, что пользователям в работе требуется только стандартный функционал Outlook. Функции поиска, архивирования и журналирования ящиков не используются. Поэтому компания перестала закупать Exchange Server Enterprise CAL и значительно сократила расходы на серверную инфраструктуру»
3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ SQL И WINDOWS СЕРВЕРЫ
Ситуация: в компании развёрнут SQL Server для работы 1С на 770 пользователей, лицензирование по схеме на пользователя / на устройство (Device CAL). Требуется оптимизировать расходы.
Решение: если пользователей больше 90, рекомендуется использовать модель лицензирования по ядрам.
Из практики консультантов KERWAN: «В рамках проекта SAM обнаружили дефицит серверных лицензий в размере 1500 штук. Рекомендовали перейти на облачные сервисы по программе Microsoft Products and Services Agreement или MPSA, чтобы существенно сэкономить расходы на лицензирование серверной инфраструктуры, а также получить ряд других преимуществ»
4. ВВЕСТИ ПРОЦЕДУРУ СПИСАНИЯ ПАК
Ситуация: рабочую машину списали по причине выхода из строя или при увольнении сотрудника, и вместе с ней списали всё установленное ПО.
Решение: при списании ПК возвращать активированные лицензии в пул для дальнейшего переназначения.
Из практики консультантов KERWAN: «В группе компаний с общим штатом более 1000 человек в рамках проекта SAM обнаружили несвоевременную передачу информации отделом кадров. Если сотрудник увольнялся или переводился, освободившиеся лицензии никто не учитывал и не перераспределял. Рекомендовали внедрить списание и вывод из эксплуатации ПАК. Чтобы своевременно учитывать используемое ПО и переназначать высвободившиеся лицензии»
5. ОПТИМИЗИРОВАТЬ ЗАКУПКИ ЛИЦЕНЗИЙ
Ситуация: в группе компаний отсутствует единая политика закупок ПО. Каждое юридическое лицо руководствуется собственными регламентами, поэтому у них разные лицензионные соглашения с вендором.
Решение: объединить закупки, централизовать процесс, выбрать одно лицензионное соглашение. Чтобы значительно сэкономить средства.
Из практики консультантов KERWAN: «До внедрения SAM каждая организация в ГК самостоятельно закупала серверное оборудование и ПО. Это усложняло распределение, назначение и общий учёт лицензий, а также повышало риск нелицензионного использования продуктов Microsoft. Оптимизация закупок сократила дефицит лицензий вдвое, объём неиспользуемого ПО — в 4 раза. Оптимизация SQL инфраструктуры снизила затраты на SQL сервер в 5 раз — с 10 млн до 2 млн»
Есть и другие стратегии оптимизации ИТ-инфраструктуры, но самые успешные всегда лежат на пересечении оптимизации лицензирования, внедрения эффективного технического решения и настройки бизнес-процессов.
Узнайте больше об управлении программными активами или прочтите о выгодах внедрения SAM.
Помните, что внедрить SAM можно самостоятельно или с помощью команды профессионалов. В последнем случае вы сэкономите деньги, время и трудовые ресурсы. И гарантировано получите управление программными активами и оптимальную ИТ-инфраструктуру.
