Как экономить на лицензиях ПО с помощью инструмента USU SAM?

В нашей практике мы выделяем ряд скрытых источников расходов, связанных с отсутствием контроля и управления лицензиями в организации. Эти расходы влияют на бюджет и приводят к избыточным расходам и лицензионным нарушениям.

Вот причины, почему это так:

• Избыточное использование дорогих лицензий.
  Пользователи используют расширенные версии лицензий, когда было бы достаточно более дешевых и упрощенных версий, например, только для просмотра документов. Это может значительно увеличить расходы на лицензии.
• Неиспользование приобретенных лицензий.
  Компании закупают лицензии, которые не используются и этот факт не отслеживается. Это является неэффективным использованием бюджета.
• Неясность по установленному ПО и соответствующим лицензиям.
  Отсутствие полной информации о том, какое программное обеспечение установлено и какие лицензии на него приобретены, приводят к неоправданным расходам на дополнительные лицензии или к нарушениям лицензионных соглашений.
• Децентрализация закупок.
  В больших компаниях децентрализация закупок приводит к неэффективным контрактам и невозможности оптимизировать распределение лицензий между подразделениями. Эффективное управление лицензиями позволяет перераспределять и заменять лицензии там, где это необходимо, что помогает экономить средства.
• Расходы на облачные лицензии и гибридная среда.
  Отсутствие управления активами в облаке может привести к излишним расходам на облачные лицензии. В среде, где сочетаются локальные и облачные решения, трудно контролировать, какие лицензии используются, и это может привести к лицензионным нарушениям.
• Отсутствие квалифицированных сотрудников.
  Недостаток сотрудников с экспертными знаниями в области лицензирования продуктов затрудняет управление активами и приводит к лицензионным нарушениям.
• Кадровые изменения.
  При кадровых изменениях (приеме на работу, увольнении, смене должности) лицензии на программное обеспечение могут оставаться неиспользованными, в то время как компания продолжает закупать новые лицензии. Это приводит к избыточным расходам.
• Изменения в правилах вендоров.
  Вендоры могут менять лицензионные условия, а компании, опасаясь неверного использования, закупают лицензии «на всякий случай», что также ведет к избыточным расходам.
• Аудиты вендоров.
  Проведение аудитов со стороны вендоров требует значительных временных и финансовых ресурсов для сбора необходимых данных и документов, особенно в больших организациях.
• Виртуализация и лицензионное соответствие.
  Виртуализация добавляет сложность в управлении лицензиями, так как необходимо учитывать, какие виртуальные машины используют какие лицензии.
• Для управления этими скрытыми расходами и обеспечения лицензионного соответствия важно внедрить стратегию управления ИТ-активами (Software Asset Management — SAM). Это поможет оптимизировать затраты на лицензии, снизить риски аудитов и обеспечить эффективное использование программного обеспечения в организации.

Отслеживание изменений в ИТ инфраструктуре компании — крайне сложная задача и практически невозможная без автоматизации. И вот несколько причин:

• Объем данных.
  Современные ИТ инфраструктуры включают в себя сотни и тысячи устройств, серверов, приложений и других компонентов. Отслеживание изменений в таком масштабе вручную требует огромных ресурсов и времени.
• Скорость изменений.
  В мире ИТ изменения происходят с высокой скоростью. Обновления программного обеспечения, добавление новых устройств, настройка сетевых параметров — все это происходит ежесекундно. Без автоматического отслеживания этих изменений легко упустить важные обновления или проблемы.
• Сложность инфраструктуры.
  Современные ИТ инфраструктуры часто многоуровневые (локальные виртуальные, облачные). Отслеживание и агрегирование информации о развернутом программном обеспечении и имеющихся лицензиях на программное обеспечение, анализ соответствия и точный расчет актуальной ситуации в компании по имеющимся ИТ-активам производить вручную сложно и подвержено рискам допустить ошибку.
• Соблюдение политики и стандартов.
  Многие компании стремятся соблюдать политики безопасности, нормативные требования и стандарты. Автоматизированные системы помогают гарантировать, что все изменения соответствуют этим требованиям.
• Безопасность.
  Отслеживание изменений также важно для обнаружения несанкционированных действий и угроз безопасности. Автоматизированные системы выявляют аномальные события и реагируют на них быстрее, чем человек.
• Поэтому автоматизация отслеживания изменений в ИТ инфраструктуре является ключевым компонентом современного управления ИТ-активами и сокращения расходов на ПО, обеспечения безопасности и эффективности работы компании.

Внедрение системы управления лицензиями и использование специализированных инструментов SAM позволяют организациям более эффективно управлять программным обеспечением, минимизировать лицензионные риски и снижать расходы на лицензии, обеспечивая максимальную прозрачность и контроль над лицензионными активами.

Автоматизация управления программными активами с помощью платформы управления лицензиями, такой как USU License Management, предоставляет компаниям ряд преимуществ:

• Точный учет и анализ активов.
  С помощью платформы ведется точный учет программного обеспечения и имеющихся лицензий. Это предотвращает незаконное использование программ и способствует соблюдению лицензионных соглашений.
• Автоматическое отслеживание сроков действия лицензий и подписок.
  Платформа помогает отслеживать сроки окончания действия договоров, лицензий и подписок, в инструменте предусмотрена автоматическая отправка уведомлений, предупреждающая о сроках окончания действия договоров и лицензий и выбор временного периода, за который требуется получить уведомление.
• Оптимизация расходов.
  Автоматический анализ данных о программном обеспечении и лицензиях помогает компании оптимизировать бюджет, избегая излишних расходов на лицензии, которые не используются.
• Соблюдение нормативных требований
  Платформа помогает компаниям соблюдать нормативные требования в области лицензирования программного обеспечения, предотвращая возможные штрафы и проблемы с законодательством.
• Автоматизация процессов.
  Управление лицензиями и программными активами автоматизируется, что сокращает человеческий фактор и возможность ошибок.
• Снижение рисков безопасности.
  Платформа позволяет оперативно обнаруживать уязвимости в программном обеспечении и обеспечивать его обновление, что способствует снижению рисков в области безопасности данных.
• Улучшение производительности.
  Сокращение времени, затрачиваемого на учет и управление программными активами, позволяет ИТ-командам сосредотачиваться на более стратегических задачах и повышает производительность.
• Отчетность и аналитика.
  Платформа предоставляет возможность генерировать отчеты, дашборды и дашлеты, анализировать данные, что помогает выявлять тенденции и принимать информированные решения.

Использование платформы управления лицензиями, такой как USU License Management, помогает компаниям не только сэкономить ресурсы и соблюдать нормативные требования, но и эффективно управлять ИТ-инфраструктурой, что, в конечном итоге, способствует достижению более высокой производительности и конкурентоспособности.

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о выгодах внедрения SAM в вашей организации.