В нашей практике мы выделяем ряд скрытых источников расходов, связанных с отсутствием контроля и управления лицензиями в организации. Эти расходы влияют на бюджет и приводят к избыточным расходам и лицензионным нарушениям.
Вот причины, почему это так:
- Избыточное использование дорогих лицензий.
Пользователи используют расширенные версии лицензий, когда было бы достаточно более дешевых и упрощенных версий, например, только для просмотра документов. Это может значительно увеличить расходы на лицензии. - Неиспользование приобретенных лицензий.
Компании закупают лицензии, которые не используются и этот факт не отслеживается. Это является неэффективным использованием бюджета. - Неясность по установленному ПО и соответствующим лицензиям.
Отсутствие полной информации о том, какое программное обеспечение установлено и какие лицензии на него приобретены, приводят к неоправданным расходам на дополнительные лицензии или к нарушениям лицензионных соглашений. - Децентрализация закупок.
В больших компаниях децентрализация закупок приводит к неэффективным контрактам и невозможности оптимизировать распределение лицензий между подразделениями. Эффективное управление лицензиями позволяет перераспределять и заменять лицензии там, где это необходимо, что помогает экономить средства. - Расходы на облачные лицензии и гибридная среда.
Отсутствие управления активами в облаке может привести к излишним расходам на облачные лицензии. В среде, где сочетаются локальные и облачные решения, трудно контролировать, какие лицензии используются, и это может привести к лицензионным нарушениям. - Отсутствие квалифицированных сотрудников.
Недостаток сотрудников с экспертными знаниями в области лицензирования продуктов затрудняет управление активами и приводит к лицензионным нарушениям. - Кадровые изменения.
При кадровых изменениях (приеме на работу, увольнении, смене должности) лицензии на программное обеспечение могут оставаться неиспользованными, в то время как компания продолжает закупать новые лицензии. Это приводит к избыточным расходам. - Изменения в правилах вендоров.
Вендоры могут менять лицензионные условия, а компании, опасаясь неверного использования, закупают лицензии «на всякий случай», что также ведет к избыточным расходам. - Аудиты вендоров.
Проведение аудитов со стороны вендоров требует значительных временных и финансовых ресурсов для сбора необходимых данных и документов, особенно в больших организациях. - Виртуализация и лицензионное соответствие.
Виртуализация добавляет сложность в управлении лицензиями, так как необходимо учитывать, какие виртуальные машины используют какие лицензии. - Для управления этими скрытыми расходами и обеспечения лицензионного соответствия важно внедрить стратегию управления ИТ-активами (Software Asset Management — SAM). Это поможет оптимизировать затраты на лицензии, снизить риски аудитов и обеспечить эффективное использование программного обеспечения в организации.
Смотрите в записи вебинар « Что такое SAM? Явные и скрытые преимущества автоматизации SAM»
Отслеживание изменений в ИТ инфраструктуре компании — крайне сложная задача и практически невозможная без автоматизации. И вот несколько причин:
- Объем данных.
Современные ИТ инфраструктуры включают в себя сотни и тысячи устройств, серверов, приложений и других компонентов. Отслеживание изменений в таком масштабе вручную требует огромных ресурсов и времени. - Скорость изменений.
В мире ИТ изменения происходят с высокой скоростью. Обновления программного обеспечения, добавление новых устройств, настройка сетевых параметров — все это происходит ежесекундно. Без автоматического отслеживания этих изменений легко упустить важные обновления или проблемы. - Сложность инфраструктуры.
Современные ИТ инфраструктуры часто многоуровневые (локальные виртуальные, облачные). Отслеживание и агрегирование информации о развернутом программном обеспечении и имеющихся лицензиях на программное обеспечение, анализ соответствия и точный расчет актуальной ситуации в компании по имеющимся ИТ-активам производить вручную сложно и подвержено рискам допустить ошибку. - Соблюдение политики и стандартов.
Многие компании стремятся соблюдать политики безопасности, нормативные требования и стандарты. Автоматизированные системы помогают гарантировать, что все изменения соответствуют этим требованиям. - Безопасность.
Отслеживание изменений также важно для обнаружения несанкционированных действий и угроз безопасности. Автоматизированные системы выявляют аномальные события и реагируют на них быстрее, чем человек. - Поэтому автоматизация отслеживания изменений в ИТ инфраструктуре является ключевым компонентом современного управления ИТ-активами и сокращения расходов на ПО, обеспечения безопасности и эффективности работы компании.
Рассчитайте свою экономию от внедрения SAM с помощью калькулятора.
Внедрение системы управления лицензиями и использование специализированных инструментов SAM позволяют организациям более эффективно управлять программным обеспечением, минимизировать лицензионные риски и снижать расходы на лицензии, обеспечивая максимальную прозрачность и контроль над лицензионными активами.
Автоматизация управления программными активами с помощью платформы управления лицензиями, такой как USU License Management, предоставляет компаниям ряд преимуществ:
- Точный учет и анализ активов.
С помощью платформы ведется точный учет программного обеспечения и имеющихся лицензий. Это предотвращает незаконное использование программ и способствует соблюдению лицензионных соглашений. - Автоматическое отслеживание сроков действия лицензий и подписок.
Платформа помогает отслеживать сроки окончания действия договоров, лицензий и подписок, в инструменте предусмотрена автоматическая отправка уведомлений, предупреждающая о сроках окончания действия договоров и лицензий и выбор временного периода, за который требуется получить уведомление. - Оптимизация расходов.
Автоматический анализ данных о программном обеспечении и лицензиях помогает компании оптимизировать бюджет, избегая излишних расходов на лицензии, которые не используются. - Соблюдение нормативных требований
Платформа помогает компаниям соблюдать нормативные требования в области лицензирования программного обеспечения, предотвращая возможные штрафы и проблемы с законодательством. - Автоматизация процессов.
Управление лицензиями и программными активами автоматизируется, что сокращает человеческий фактор и возможность ошибок. - Снижение рисков безопасности.
Платформа позволяет оперативно обнаруживать уязвимости в программном обеспечении и обеспечивать его обновление, что способствует снижению рисков в области безопасности данных. - Улучшение производительности.
Сокращение времени, затрачиваемого на учет и управление программными активами, позволяет ИТ-командам сосредотачиваться на более стратегических задачах и повышает производительность. - Отчетность и аналитика.
Платформа предоставляет возможность генерировать отчеты, дашборды и дашлеты, анализировать данные, что помогает выявлять тенденции и принимать информированные решения.
Смотрите в записи вебинар « Как экономить на лицензиях ПО с помощью инструмента USU SAM»
Использование платформы управления лицензиями, такой как USU License Management, помогает компаниям не только сэкономить ресурсы и соблюдать нормативные требования, но и эффективно управлять ИТ-инфраструктурой, что, в конечном итоге, способствует достижению более высокой производительности и конкурентоспособности.
Читайте статью «Выбор автоматизированной системы SAM»
Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о выгодах внедрения SAM в вашей организации.