В кризисное время экономия важнее, чем когда-либо
Казалось бы, что концепция довольно проста: не платить за лицензии, которые вам не нужны. Однако в наши дни программное обеспечение стало настолько легко приобрести и развернуть, что можно что-то упустить. Итак, давайте поговорим о том, как внимание и особый подход к программному обеспечению поможет вам экономить значительные средства.
Компаниям необходим финансовый и бизнес-контроль, чтобы не переплачивать за ПО
Для эффективного развертывания программного обеспечения предприятия выстраивают процессы, связанные с адаптацией сотрудников, развертыванием программных пакетов и обучением пользователей. Не менее важно создать процессы для команд, которые управляют программным обеспечением, когда сотрудники увольняются из компании или переходят в другой отдел, чтобы смягчить проблемы безопасности, а также управлять затратами на лицензии на программное обеспечение. В этой статье мы рассмотрим не только отключение разрешений для пользователей, но и способы экономии в трудные времена для бизнеса.
Мы рассмотрим и представим ключевые советы для следующих областей жизненного цикла управления программными активами:
- Как не переплачивать за то, что вам больше не нужно после увольнения или перехода сотрудников в другие отделы
- Правильное выделение бюджета на SaaS
- Правильный период пересмотра контрактов
- Важность процесса «Присоединение, переезд, увольнение» в контексте программных активов
Сэкономьте до 25%, отказавшись от Shelfware
«Shelfware» — «лежащее на полке» программное обеспечение, то есть которое остается неиспользованным и часто является частью лицензионного соглашения.
«В любой момент времени ИТ-операции могут быть запущены, но при этом более чем 25% программного обеспечения не используется » источник Gartner
Оптимизация лицензий может привести к значительной экономии, так что компания не будет платить за программное обеспечение, которое просто «лежит на полке». Та же концепция верна и применима в случае недавних увольнений. Оптимизированный процесс управления лицензиями необходим, когда сотрудник либо переходит в другой отдел и больше не нуждается в том же техническом стеке, либо когда он покидает компанию, чтобы компании не приходилось переплачивать за неиспользованное ПО.
Действуйте сейчас, чтобы сэкономить
Обычно контракты продлеваются в конце года и в первом квартале. Убедитесь, что вы не привязаны к ряду лицензий, которые не будете использовать. Работайте со своими финансовыми, кадровыми и ИТ-командами, чтобы получить список лицензий для сравнения с активной и запланированной численностью персонала. Убедитесь, что у вас есть полный перечень используемых лицензий, просмотрев контракты, а также используя решение для управления программными активами для их автоматизации.
Проанализируйте и пересмотрите
Контракты труднее корректировать во время экономического спада, но возможности сэкономить все же есть. Прочитайте свои контракты, чтобы узнать, когда вы можете пересмотреть условия, можете ли вы сократить штат сотрудников раньше или проявить творческий подход к тому, как вы используете свои лицензии. Можно ли поменять on-prem лицензии на облачные? Можете ли вы избавиться от надстроек, которые были включены в более благополучные времена? Если вам повезло, то ваш первоначальный контракт был заключен с некоторыми встроенными средствами защиты. В любом случае стоит обратиться к вашим основным поставщикам программного обеспечения.
Обратите особое внимание на облачные приложения
Многие лицензии SaaS связаны с пользователем. Если ваша служба поддержки, специалисты по управлению программными активами или операционная группа (да, не существует стандарта в отношении того, какой отдел занимается выводом лицензий из эксплуатации) не будут проинформированы, вы продолжите платить за лицензии, которые вам не нужны. Проверка того, что список пользователей обновлен, а профили отделов синхронизированы с бизнес-требованиями, может привести к значительной экономии средств.
«Согласно индексу управления SaaS Zylo, средняя компания тратит около 5800 долларов на одного сотрудника на программное обеспечение SaaS».
Реструктуризация ролей и перераспределение ПО
Знаете ли вы, каков показатель внутреннего движения кадров в вашей компании? Горизонтальное движение кадров, как правило больше всего упускается из виду. Если кто-то переходит из одного отдела в другой после увольнения или реструктуризации, есть вероятность, что ему понадобится другое программное обеспечение. Это событие обычно не приводит к возврату лицензий. Восстановление или изъятие программного обеспечения, которое больше не нужно пользователю, и передача его другому пользователю может привести к реальной экономии.
Получите прозрачное представление о своих программных активах
Знание того, где находятся программные активы, кто за них отвечает и, кто их приобрел, важно для контроля расходов и безопасности. В этой статье мы не можем охватить все возможные сценарии, но, если вы столкнулись с увольнениями или реструктуризацией ролей, обратитесь к нашей команде специалистов по управлению программными активами.
